Por otro lado, aunque para efectos fiscales es indispensable y obligatorio tener los dos primeros eventos (acuse de recibo factura y acuse de recibo del bien/o servicio), de la misma manera es importante que la factura electrónica también tenga el tercer evento que corresponde a la aceptación expresa o rechazo que realiza el adquiriente, o en su defecto la aceptación tácita que realiza el vendedor, esto último, con fines comerciales de manera que el vendedor o emisor de la factura pueda registrarla como título valor en el RADIAN.

Ahora bien, frente a la oportunidad para que el adquirente envíe los mensajes electrónicos de confirmación de recibo de la factura y de recibido de bienes y/o servicios, la normatividad no contempla de manera expresa un tiempo límite para realizarlos, no obstante, para el caso de los impuestos descontables mediante el Concepto 007058 int 1739 de 2024 la DIAN se pronunció frente al tema realizando las siguientes precisiones:

(…)

1. La factura electrónica de venta se entiende expedida cuando sea validada y entregada al adquirente en línea con lo previsto en el inciso 6 del artículo 616-1 del ET, incluso cuando se trata de operaciones a crédito a plazo.
2. Los mensajes de que trata el inciso 10 del artículo 616-1 del ET; es decir: (i) el mensaje de recepción de la factura electrónica y (ii) el mensaje de recepción de los bienes y servicios, en el caso de operaciones a crédito o con un plazo para el pago, son necesarios para que la factura electrónica se constituya en soporte de costos, deducciones e impuestos descontables.
3. Cuando se pretenda el reconocimiento de los impuestos descontables, la operación debe corresponder a un costo o gasto y debe estar destinada a operaciones gravadas con IVA de acuerdo con lo previsto en el artículo 488 del ET.
4. En cuanto a la oportunidad para solicitar los impuestos descontables en el caso de las operaciones de que trata el inciso 10 del artículo 616-1 del ET, los mensajes de que trata dicho inciso deben emitirse antes de que se presente la solicitud en las oportunidades previstas en el artículo 496 del ET.
5. Sobre los plazos y condiciones, en cualquier caso, se resalta que el artículo 616-1 del ET establece reiterada y ampliamente – en sus incisos 2, 6 y 10 – que todos los documentos electrónicos que hacen parte del sistema de facturación deberán cumplir con las condiciones establecidas por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN. De manera especial, se resalta que el inciso 10 del artículo 616-1 del ET establece tales facultades amplias de control en particular frente a los mensajes de confirmación de recibido de la factura y de recibido de los bienes o servicios adquiridos [2].
6. En todo caso, el reconocimiento de los impuestos descontables se somete a las reglas de los artículos 771-2 y 771-5 del ET. (…)

Es decir, que la Administración tributaria concluye que en el caso de los impuestos descontables la oportunidad para emitir los mensajes de acuse dependerá así mismo, de la oportunidad en la que se deban tomar los impuestos descontables en las respectivas declaraciones de IVA, acorde a lo establecido por el Art 496 E.T, así:

 “Cuando se trate de responsables que deban declarar bimestralmente, las deducciones e impuestos descontables sólo podrán contabilizarse en el período fiscal correspondiente a la fecha de su causación, o en uno de los tres períodos bimestrales inmediatamente siguientes, y solicitarse en la declaración del período en el cual se haya efectuado su contabilización …

“Cuando se trate de responsables que deban declarar cuatrimestralmente, las deducciones e impuestos descontables sólo podrán contabilizarse en el período fiscal correspondiente a la fecha de su causación, o en el período cuatrimestral inmediatamente siguiente, y solicitarse en la declaración del período en el cual se haya efectuado su contabilización.”

Con lo cual, según sea el caso, la oportunidad para emitir los mensajes electrónicos de acuse de la factura electrónica, deberá hacerse previo a la presentación de la declaración de IVA en donde se pretenda tomar los respectivos impuestos descontables.

RECOMENDACIONES

• A fin de evitar requerimientos por parte de la Administración tributaria y/o riesgos fiscales onerosos, se recomienda que las diferentes áreas de la compañía que se encuentren involucradas en el proceso validen y concilien de manera frecuente TODOS los documentos del sistema de facturación electrónica (Facturas, Nómina, Documento Soporte para no obligados a facturar, etc.) de forma tal, que de existir novedades e inconsistencias estas se puedan detectar y corregir oportunamente.
• Es clave que los correos electrónicos registrados para la recepción de las facturas electrónicas de Proveedores se encuentren correctos y actualizados, así mismo que correspondan a la(s) persona(s) que realicen el proceso.
• Si la factura indica que es a crédito, así sea tan sólo por un (1) día, opera de manera obligatoria los acuses de recibo y la aceptación de la factura. 
• Verificar que en el primer evento “acuse de recibo de la factura electrónica” TODOS los datos; entre ellos la forma de pago “contado” o “crédito” este de acuerdo a las condiciones contractuales establecidas con el vendedor, a efectos de generar el acuse de los eventos respectivos.